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Règles modérateurs - Les réunions
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Date d'inscription : 09/04/2017
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MessageSujet: Règles modérateurs - Les réunions Sam 20 Oct - 0:41

Les réunions concernant le forum



Règles à suivre lors des réunions

Un administrateur est dit « en charge », c’est lui qui régule le déroulement global de la réunion.

Quand une personne parle, on l’écoute, même si on n’est pas d’accord avec ses idées, on ne l’interrompt pas pendant qu’il(elle) parle (sauf cas exceptionnel). Si la personne commence à déborder du sujet, c’est à l’administrateur en charge de la réunion de faire la remarque.

Le microphone n’est pas obligatoire, et à ce moment là, le texte écrit par la personne (sur le canal écrit) sera lu par quelqu’un, de même pour les absents qui pourront laisser un texte expliquant leurs idées sur le forum, auquel cas le débat devra se faire soit sur un sujet dédié sur le forum, soit sur le discord. Le sujet prévoyant la réunion ne doit pas être le lieu des débats !

Une réunion (ou une question) pourra être répartie sur plusieurs jours ou semaines s’il y a plusieurs questions à aborder ou qu’une question en particulier prend trop longtemps pour une raison ou une autre (que ce soit à cause de disponibilités en fin de soirée qui font rentrer en jeu la fatigue ou de débats trop sensibles ou animés)

Lors d’une réunion, si un membre de l’équipe de modération ne se montre pas raisonnable, c’est à dire qu’il parle plusieurs fois en dehors de son tour sans bonne raison ou qu’il se montre irrespectueux, il pourra se voir réduit au silence. Si c’est plus grave, il faut se référer aux sanctions disciplinaires. Tout le monde peut s’emporter lors d’un débat, mais ce n’est pas une raison pour attaquer personnellement votre adversaire, nous ne sommes pas des figures politiques !

La date d’une réunion sera fixée en tenant compte si possible des disponibilités de chacun (ou, à défaut, du plus grand nombre), sauf dans le cas d’une question urgente. En cas d’indisponibilité exceptionnelle de l’administrateur en charge, il se verra remplacé. Seulement dans le cas exceptionnel ou aucun administrateur ne serait disponible, la réunion est remise à plus tard, mais il est quand même possible d’organiser une réunion préemptive (expliquée plus loin dans le sujet)



Déroulement d’une réunion

Préalablement, un message sera fait sur le forum pour vous permettre de réfléchir à des points que vous souhaiterez soulever et d’essayer de fixer une date. Une fois la date fixée, si vous savez que vous serez absents, laissez un message sur le sujet pour exposer votre idée.

➢  Une phase d’introduction : l’administrateur en charge avance les questions qui seront évoquées, et donne les directives globales, limites ou conditions particulières s’il y en a.

➢  Une phase d’exposition : chacun parle à son tour pour expliquer ses idées. Si quelqu’un a plusieurs idées, il les expose à la suite les unes des autres en les séparant clairement (saut de lignes à l’écrit ; distinction prononcée à l’orale [deuxième idée, autre idée, etc.]).

Une phase de compilation : le(s) preneur(s) de notes répètent les grandes idées évoquées. Il est déjà possible d’ajouter des idées manquantes ou de préciser certains points si vous estimez qu’un argument important a été oublié.

Une phase de débat : chaque idée est reprise (sur l’initiative d’un preneur de note, encouragé par l’administrateur en charge de la réunion) et les gens peuvent se prononcer (là encore, veuillez ne pas vous interrompre par respect). Veillez cependant à ne pas faire d’attaque personnelle et évitez autant que possible les réactions « à chaud ». Dans les questions les plus importantes, il est possible qu’un délai soit laissé entre les phases de compilation et de débat (un sujet sera posté contenant la question et les pistes proposées, mais si des débats se font là bas, les deux participants devront le synthétiser pour pouvoir le présenter)

Une phase de conclusion : si un consensus est atteint à la fin de la réunion (par l’unanimité ou par une remarque évidente), il sera prononcé directement. Sinon, soit l’administrateur en charge évoquera d’éventuelles hypothèses sur lesquelles vous pourrez vous prononcer, ou il mettra un terme à la réunion.

Postérieurement, s’il n’y a pas eu de consensus, les informations ainsi que les réactions seront postées dans un sujet prévu à cet effet (veuillez ne poster dans le sujet que pour rajouter une information qui n’aurait pas été notée ou ajouter des détails importants à une information qui en manquerait) et il y aura réflexion sur un consensus, avec une éventuelle autre réunion (cette fois avec seulement les phases d’introduction, de débat et de conclusion)

Si ou quand il y a un consensus, le consensus sera posté sur le forum, et ne pourra être modifié ou cassé qu’en cas d’argument sérieux et important (incohérence ou problème qui n’aurait pas été relevé au préalable)

Ce processus se répète autant de fois qu’il y a d’idées différentes à aborder.



1 ● Les réunions sur les questions initiées par les administrateurs

Les décisions sollicitant la participation et l’avis de l’équipe de modération sont prises par consensus.

Pour atteindre un consensus, les avis de chaque membre de l’équipe seront recueillis lors d’une réunion sur une question, au cours de laquelle ils exposeront des idées qui seront argumentées (et parfois débattues),  et les administrateurs se chargeront d’engendrer une réponse plausible qui tiendrait compte autant que possible de ces idées.



2 ● Les réunions préemptives

Lors d’une réunion préemptive, il est nécessaire de s’organiser de façon à ce qu’il y ait au moins un preneur de note, et il est vivement conseillé qu’il y ait aussi un responsable de réunion, qui se chargera de gérer la prise de parole.

Si la réunion préemptive a été un succès, le preneur de note devra synthétiser ce qu’il a pu recueillir (après lecture devant les autres modérateurs) pour le poster sur le forum (auquel cas les posts dans le sujet ne devront être faits que pour rajouter ou clarifier une informations). Il est même possible qu’il y ait établissement d’un consensus hypothétique qui pourrait motiver et accélérer la réunion qui se ferait cette fois en présence d’un administrateur.

Si un jour, il devait y avoir une réunion uniquement entre modérateurs, ce sont ces règles qui s’appliqueraient, généralement sous la surveillance d’un administrateur (qui pourra intervenir si, et seulement si, une décision est prise qui relève du champ d’application des administrateurs ou si l’avis d’un administrateur est nécessaire)



3 ● Les réunions proposées par des modérateurs

Si un modérateur pose une question sérieuse sur un point du forum, ou sur quelque chose à l’extérieur du forum mais toujours en rapport avec le forum (suspicion de plagiat, forum avec lequel chercher un partenariat), il pourra demander l’avis d’un administrateur, qui pourra par la suite lever une réunion si ce sujet porte à débat, ou s’il estime que le sujet est d’une importance particulière. Si ce sujet n’est pas d’une grande urgence, il rentre généralement dans la prochaine catégorie.



4 ● Les « réunions-constats »

Ce sont des réunions qui ont lieu lors des maintenances.
Quand elles ont lieu (et qu’elles sont ouvertes aux modérateurs) un message discord avec une mention sera fait au moins une semaine avant la maintenance. Elles ont pour but de recueillir les avis de tout le staff sur des sujets divers, et d’expliquer ce qui pourra se passer dans les semaines ou les mois à venir. C’est lors de ces réunions que les questions qui ne sont pas considérées de la plus haute importance sont traitées.

Un rapport de ces réunions sera mis à disposition du public sur le forum à l’intérieur des notes de maintenances.



5 ● les réunions disciplinaires

Quand il est question de suspendre un membre pour un délai supérieur à une semaine, il est nécessaire de passer devant un administrateur. Le nom du membre ne devra en aucun cas être révélé, encore moins si la sanction n’est pas avérée.
Les réunions disciplinaires se font en présence du membre, d’un modérateur, et des administrateurs.

La décision qui est prise est soit conforme à la sanction du modérateur, soit une autre solution est proposée et s’impose au modérateur.

La date sera fixée avec le membre, et s’il est impossible de le joindre dans un délai raisonnable, s’il ne se présente pas ou s’il récidive pendant ce délai, la réunion aura lieu sans lui. Si des personnes sont incluses, leur nom devra être donné aux administrateurs au moins une semaine avant la réunion pour qu’ils puissent être questionnés par message privé, et là encore, il est interdit de dévoiler le nom des membres.
Dans le cadre d’une suspension, les mêmes règles que pour une absence s’appliquent : dans le cadre d’une suspension temporaire inférieure à trois mois, le membre peut décider si ses RP doivent être avancés par le personnage joué par le MJ ou non ; dans le cadre d’une suspension supérieure à trois mois ou d’un bannissement définitif,  les RP seront clôturés par le personnage joué par le MJ.

(Sachez qu’une suspension entreprise par un administrateur implique elle aussi de se mettre d’accord sur la sanction avec les autres administrateurs, et suit les même règles.)

Les sanctions disciplinaires à l'égard des modérateurs se font par les administrateurs eux-même, mais, en cas de désaccord ou de doute, ils peuvent faire appel à une réunion exceptionnelle ou l'avis de l'équipe de modération sera recueilli à la majorité ou l'unanimité, selon les cas.



6 ● Les réunions exceptionnelles

Sont appelées réunions exceptionnelles les réunions prévues dans un délai très court, ou dans des circonstances qui dérogent aux règles des réunions évoquées ci-dessus.

Une réunion exceptionnelle concerne généralement une question d’importance par rapport au forum. Elle peut se faire avec ou sans les modérateurs, et peut se faire démocratiquement, ou à l’unanimité (une décision nécessitant l’avis des administrateurs uniquement est toujours prise à l’unanimité). De façon globale, une réunion exceptionnelle a toujours pour but d'être dans l'intérêt du forum : elle peut aussi avoir pour but de recueillir des avis pour un changement important dans le forum (l'éventuelle ouverture d'un nouveau village, la gestion de la timeline). Dans les questions, par exemple, de promotion d’un membre, l’avis de l’équipe de modération pourra être recueilli à la majorité en cas de désaccord entre les administrateurs.

Dès que possible, en cas de désaccord entre les administrateurs (et quand il est impossible de trouver une solution) sur un sujet qui pourrait intéresser tout le monde, l'équipe de modération sera saisie.


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